LDS a mis en place une solution d’émargement numérique – la signature électronique – qui permet de réduire drastiquement les contraintes liées au papier, de supprimer la gestion des tâches administratives fastidieuses et chronophages en automatisant les processus de validation administratifs et pédagogiques.
Mélusine DOMMANGET, Responsable du Pôle Gestion des Formations et Référente Digitale chez LDS a conduit la transition vers l’émergement électronique de nos formations.
Elle revient sur les enjeux de ce projet qu’elle a géré de A à Z.
Pourquoi avoir décidé de mettre en place une signature électronique chez LDS ?
La signature des feuilles de présence est une obligation en matière de formation.
Cette procédure est chronophage aussi bien pour les stagiaires que pour les formateurs.
Le développement des cours en visioconférence rend le traitement des feuilles d’émargement encore plus complexe. Très souvent, les formateurs passent beaucoup de temps à envoyer les documents aux stagiaires puis à les relancer.
Dans ce contexte, LDS a souhaité simplifier la gestion de cette tâche purement administrative en déployant une solution de signature électronique.
Comment avez-vous déployé la signature électronique ?
Plusieurs formateurs pilote ont été associés à la définition des procédures. Plusieurs webinaires d’information ont été organisés au bénéfice de tous les formateurs LDS, des tutos vidéo didactiques ont été mis à leur disposition.
Cette solution de dématérialisation des documents s’inscrit également dans notre démarche RSE : moins de papier, moins d’impression, etc.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
Dématérialisation de la gestion des documents
Grâce à cette technologie, les feuilles de présence peuvent être signées électroniquement, les conventions de formations peuvent être validées numériquement, et le pointage des participants peut être automatisé. Cela réduit considérablement le recours au papier et simplifie les processus administratifs dont le suivi d’assiduité des stagiaires par exemple que nous partageons avec les Responsables RH et Responsables Formation.
Renforcement de la démarche RSE de LDS
La dématérialisation renforce la démarche RSE de LDS visant notamment à réduire :
- L’utilisation du papier
- Les impressions
- Les envois de fichiers PDF
Gain de temps et d’efficacité
Les feuilles de présence peuvent être remplies et signées instantanément, sans nécessiter de déplacements ou de manipulations de papier.
Chaque stagiaire reçoit pour chaque session un lien pour la signature qu’il peut déclencher de son ordinateur ou de son smartphone.
Meilleure prise de décision
La signature électronique favorise le traitement de l’ensemble des données et la constitution de tableaux de bord pour les Responsables Formation (assiduité, état d’avancement de la formation, …)
Les informations précises et en temps réel fournies par l’émargement numérique aident les Responsables de Formation à prendre des décisions éclairées concernant la planification ou l’ajustement des parcours de formation.
Sécurité et conformité
L’un des aspects essentiels de la signature électronique que nous avons déployée est sa sécurité. Elle utilise des protocoles avancés de cryptographie pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents signés. De plus, cette solution est conforme aux réglementations et normes internationales en matière de signature électronique, ce qui assure la validité juridique des documents signés.
Notre solution est ainsi reconnue par les OPCOs et les organismes financeurs.
Traçabilité et archivage numérique
Grâce à l’émargement électronique, toutes les signatures et les interactions liées aux documents sont enregistrées de manière transparente. Cela permet une traçabilité complète des actions effectuées, offrant ainsi une sécurité supplémentaire en cas de besoin de preuves ou de vérifications ultérieures pour répondre par exemple aux exigences de la certification Qualiopi. De plus, les documents signés sont automatiquement archivés de manière numérique, facilitant leur recherche et leur consultation ultérieure.
Ce qu’il faut retenir des avantages de la signature électronique
Grâce au déploiement de l’émargement numérique, LDS :
- réduit considérablement le recours au papier
- simplifie et automatise les tâches administratives sans réelles valeurs ajoutées
- fait gagner du temps aux apprenants et aux formateurs
- optimise le suivi de présence et l’assiduité des apprenants pour les services RH
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